Si la integración de los procesos de gestión es la base de las soluciones SAP y, para que esa integración sea operativa, es imprescindible el uso compartido de información, qué duda cabe que la manera en que ésta se recopile y cómo se ponga a disposición del entorno empresarial, son cuestiones claves para aprovechar al máximo la tecnología SAP y, así, obtener de ella todos los beneficios que puede depararnos. En este sentido, la implantación de determinadas soluciones en las áreas de control de acceso, presencia y producción, pueden contribuir positivamente a la hora de garantizar los flujos de información adecuados, incluso en los entornos más dinámicos.

A estas alturas, descubrir a una audiencia formada por usuarios de SAP, las bondades de la integración de los procesos de negocio, sus beneficios y repercusiones en la actividad empresarial, es –cuánto menos- tan ingenuo como intentar convencer al propietario de un deportivo, cuyo flamante chasis rojo luce un “cavallino rampante”, de que hoy en día moverse sobre cuatro ruedas tiene sus ventajas. Pero, en cambio, sí que creo conveniente llamar la atención, desde esta tribuna, sobre la importancia de lo que podríamos llamar soluciones periféricas o complementarias a la tecnología SAP, unos desarrollos que, con toda seguridad, pueden facilitar, ampliar y potenciar lo que de positivo tiene esa tecnología para las empresas, independientemente de su sector de actividad.

Más en concreto, las líneas que siguen pretenden ilustrar cómo algunas de esas soluciones complementarias, las relacionadas con la seguridad, los controles horarios y la información sobre producción, permiten visualizar, evaluar y optimizar objetivos y riesgos corporativos. Veámoslo.

La información como clave del éxito en la toma de decisiones

Es curioso descubrir como, todavía hoy, muchas empresas utilizan sus sistemas de control de acceso únicamente como meros sistemas de seguridad, y sus máquinas para fichar como simples controles para el cumplimiento de horarios; incluso, por parte de organizaciones que podíamos considerar avanzadas en su gestión. Algo parecido ocurre con el registro de datos de producción; aunque en este caso, la poca rentabilización está más relacionada con el provecho que se hace de la información obtenida, que con el uso en sí de la solución.

Parece necesario, por lo tanto, recordar que esos tres tipos de soluciones –control de acceso, presencia y producción- pueden ser, sin duda alguna, una importantísima fuente de información para todo tipo de empresas. Y es que los datos que de ellas se obtienen, proporcionan parte del conocimiento y transparencia necesarios para la adecuada toma de decisiones administrativas y de gestión, en el día a día. Así pues, se hace imprescindible insistir en la importancia que tiene la plena integración de esas soluciones con la aplicación SAP instalada en cada caso; de manera que entren a formar parte del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero… ¿cómo conseguirlo?

La garantía de un partner certificado

Antes de nada, me parece importante destacar, por un lado, la posición de liderazgo tecnológico que en la actualidad –y de manera sobresaliente en Europa y Norteamérica- ocupa Grupo Kaba dentro de dos sectores muy relacionados entre sí: la seguridad y la organización; y, de otra parte, la intensa y fructífera relación que, desde hace más de veinte años, mantiene con SAP, y que ha dado como resultado, el desarrollo de una serie de soluciones certificadas con las que, a día de hoy, más de 1.000 empresas y corporaciones de los cinco continentes, cuentan para complementar sus aplicaciones SAP. A renglón seguido, creo que, del mismo modo, se hace imprescindible matizar que estas afirmaciones no son, pese a que algunos puedan considerarlas como tales, meras cuñas promocionales que aprovecho para insertar aquí, sino que el comentario tiene su razón de ser. A saber…

Es conveniente enfatizar la importancia de contar siempre con proveedores que ofrezcan absolutas garantías a la hora de implementar soluciones complementarias. ésos son los partners SAP. Sólo ellos pueden ofrecer soluciones certificadas que cumplen con los requisitos SAP y, por lo tanto, asegurar la inversión del proyecto a largo plazo. Y es que, entre otras garantías, sus desarrollos consiguen la plena integración con las aplicaciones de SAP, proporcionando una puesta en marcha y un mantenimiento muy sencillos, pero además son actualizados continuamente para adaptarse a las nuevas versiones de esas aplicaciones SAP.

Hecha esta aclaración, a modo de premisa de partida, profundicemos en el tema que nos ocupa.

B-COMM ERP, la perfecta comunicación con SAP

Una vez que somos conscientes de la necesaria integración de los subsistemas para el control de acceso, el registro horario y la captura de datos de producción, en una solución SAP, debemos contar con la aplicación de software que lo permita. En este sentido, Kaba ha aportado su experiencia y conocimientos tecnológicos en esas áreas, desarrollando B-COMM ERP, un software de comunicación que, gracias a su interfaz certificada por SAP, garantiza la perfecta transferencia de datos entre los dispositivos de captura y SAP R/3 o mySAP ERP.

Habiendo sido B-COMM ERP la solución elegida por muchas empresas y entidades de sectores muy diferentes –algunas multinacionales, otras de ámbito nacional-, me gustaría valerme de ellas para explicar los requisitos que una aplicación de este tipo debe cumplir. Empezaré con el caso de xxxxxxx, una importante fábrica de papel que suministra sus productos a clientes de los cinco continentes. Su ejemplo ilustra a la perfección algunos de esos requisitos. En próximos números de esta revista, me centraré en otras características a tener en cuenta, apoyándome igualmente en diferentes casos reales.

Una garantía sobre el papel, un éxito en la realidad

Fundada en el año 1855, actualmente Scheufelen produce 270.000 toneladas de papel al año, gracias al trabajo que más de 900 personas realizan en sus instalaciones de Lenningen, al sur de Alemania. Su facturación ronda los 250 millones de euros.

En Scheufelen, toda la actividad empresarial se apoya en un sistema SAP. Así, áreas tan sensibles en este negocio como la gestión del almacén y la distribución, se benefician de manera muy especial de esta tecnología. Para valorar adecuadamente esta transcendencia, quizás deba hacer hincapié en dos aspectos. Por un lado, hay que tener en cuenta que Scheufelen suministra sus productos a clientes de todo el mundo; y de otra parte, que el papel, por sus características, requiere de unas condiciones específicas de conservación (humedad, fluidez de stock…). Así pues, para Scheufelen un almacén bien organizado es tan relevante como el propio proceso de producción; sólo su correcta gestión garantiza las características óptimas del producto y unos plazos de entrega reducidos.

Pero, para este negocio, la transcendencia de SAP no termina aquí. Así, por ejemplo, también se ha mostrado como una herramienta imprescindible a la hora de abordar otra de las prioridades de los propietarios de esta empresa: el cuidado del entorno en el que se establecieron hace generaciones. Consideran que es obligación de Scheufelen planificar cuidadosamente hasta el más mínimo detalle en pro de una decidida política medioambiental. De esta manera, SAP se ha convertido en uno de los garantes de residuos limpios, casi tan importante, o más, que la depuradora de aguas residuales que la fábrica tiene instalada.

Teniendo todo ello en cuenta, cuando Scheufelen decidió introducir un módulo SAP HR, los responsables de la aplicación tuvieron que afrontar lo que consideraban una cuestión delicada: sustituir el sistema de registros horarios. El que tenían en aquel momento, basado en una solución AS/400, no era compatible con el nuevo módulo. En la búsqueda de una alternativa válida, el tiempo se presentaba como una cuestión de máxima importancia. Según Berd Pfeiffer, director de Proyecto SAP en Scheufelen, “nos encontrábamos bajo la presión de los plazos de tiempo. La migración del sistema antiguo al nuevo se debía realizar en una semana.” Afortunadamente para el equipo de IT, dieron con la solución de Kaba. "La reconversión fue un éxito –recuerda Pfeiffer-. Desde el punto de vista técnico, el cambio a los terminales Kaba se hizo a la perfección, y la captura de datos sobre nuestro personal se implantó sin ningún problema”. Actualmente, en la fábrica se registran los horarios de más de 900 colaboradores.

Pero las ventajas de la solución elegida no terminaron ahí. Bastante tiempo después, B-COMM ERP ha seguido mostrándose como la mejor opción posible: “Una de sus posibilidades es que se puede ampliar con un mínimo esfuerzo –subraya Berd Pfeiffer-. Si hace dos años instalamos cinco terminales para el registro de horarios, posteriormente hemos podido integrar, de forma rápida y sencilla, el control de acceso para el departamento de IT. Su integración fue cuestión de un día, y le puedo asegurar que prácticamente no afectó a nuestra actividad en aquella jornada”.

Otros requisitos que no se descuidaron a la hora de optar por una solución u otra, fueron el nivel de actualización que éstas garantizaban, y la sencillez de manejo y mantenimiento. “No ha habido ningún problema con los terminales cuando se ha producido un cambio de versiones, de la 3.1 H a la 4.7 Enterprise. El sistema funciona sin problemas y su administración es sencilla. En Scheufelen estamos muy satisfechos de la colaboración con Kaba. Todo ha resultado perfecto”. Así resume Gerd Pfeiffer su experiencia y así entendemos desde Grupo Kaba que debe ser.

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